5 ESZKÖZ A HASZNÁLHATÓBB BELSŐ SZABÁLYOZÁSÉRT

1) MINDENT A MAGA HELYÉRE
Egy cég szabályozásainál az alapvető és legfontosabb, hogy a különböző szintű szabályokat a "helyén" kezeljük. Ha szabályozásról van szó, akkor meg kell említeni a dokumentációs piramist. A dokumentumok különböző szinteken jelennek meg a cég életében. A piramis csúcsán azok a jogi szabályzók állnak, amelyeknek alapvetően meg kell felelni. Ehhez igazodik minden: a cégfilozófia, a stratégia és célok, a több területen átívelő folyamatszabályozások, az egyes területek munkautasításai és a feljegyzések vagy bizonylatok is. A hierarchia magasabb szintjein lévő dokumentumok egyre átfogóbb folyamatokat és tevékenységeket szabályoznak. Ha a szintek között egyértelmű az átmenet, - hogy mi, mihez tartozik, és mire vezethető vissza,- akkor áttekinthetőbbé válik a cég teljes dokumentációs rendszere.

2) FOLYAMATÁBRA
Vajon mi lehet az oka annak, hogy a legrészletesebb és terjedelmesebb szabályozást olvassák a legkevésbé a kollégák? Ha nem olvassák, nem használják. Ha nem használják, nem ismerik. Így hiába aktualizálja, módosítja és kéri számon a kollégáktól. Feleslegessé válik és egy idő után már utólag is belefér, ha változtatunk rajta. Nem? Bizony NEM!
Hogyan dolgozik a szabályzat akkor is, amikor a vezető épp nincs a cégben? Hogyan lehet szabályzatokat úgy létrehozni, hogy annak értelme is legyen? Hogy ne legyenek duplikációk és átfedések?
A minimum, hogy érthető, gyorsan átlátható és konkrét legyen a szabályozás. Erre az egyik legjobb megoldás a folyamatábra megrajzolása. Feltéve, ha tartalmazza azt, hogy ki, mit, mikor és mi alapján tegye a feladatát egy munkafolyamatban. Ha megtalálja az egészséges egyensúlyt a részletesség és a terjedelem szükségességében, akkor ez az ábra egy olyan szabályozás, amit mindenki szívesen a "fiókjában" tart majd!

3) KÉPEK, ILLUSZTRÁCIÓK
Ha egy áttekinthető folyamatábra az egyik leggyorsabban megérthető szabályozási forma, akkor a másik szemléletes szabályozás a képek, illusztrációk használata. Mennyivel könnyebben felfogható egy szabály, ha célzott fotó vagy rajz segíti a megértést? A szabályozásokban csak leíró szövegek találhatóak hivatkozásokkal. Ha ezt egy kapcsolódó ábrán keresztül mutatja meg, azonnal láthatóvá válnak az összefüggéseket. Még jobb lehet egy képes útmutató. Semmi nem tiltja, hogy egy grafikus melléklet szemléletesebbé tegye az előírásokat a kollégák számára.

4) ELEKTRONIKUSAN
Hogyan dokumentálhat egy cég papírok nélkül? Hogyan kommunikálhatja a belső szabályokat anélkül, hogy egyetlen papírt is kinyomtatna? Egyszerűen: elektronikusan. Azt nem lehet aláírni? De visszaigazolni igen! Ne lássa akárki? Korlátozza a hozzáférést!  Az előnyöket pedig végtelenségig lehet sorolni: kényelmesen kezelhető, a jogosult személyek férnek hozzá, gyorsan módosítható, archiválható, közzé tehető, biztonsági mentésekkel visszakereshető, egyértelmű, látható, követhető és még sorolhatnám. Amire mindenképp ügyelni kell, hogy a programok és az elektronikus nyilvántartások összhangban legyenek egymással, ne legyenek átfedések vagy felesleges ismétlődések.

5) EGYÜTT A MUNKATÁRSAKKAL
Hogyan tudna olyan szabályzatot létrehozni, amit a kollégái is szívesen használnak és nem kötelező rossznak látják? Egy jó szabályozás segíti a munkát, ha kialakításának meghatározott részébe a munkatársakat is bevonja. Ez nem jelenti azt, hogy nem a vezető szava dönt és azt sem, hogy a beosztottak írják elő az elveket! Azonban minél inkább részt vesznek a munkafolyamatok meghatározásában és minél több értéket adnak hozzá ők is, annál jobb lesz a végeredmény. Annál inkább magukénak érzik a szabályokat, annál inkább használható lesz a gyakorlatban is. A kérdés csak az, hogy Ön teret ad-e annak, hogy minél több régi és új munkatársat vonjon be a feladatba?  

 

A cikk megjelent a Piac&Profit oldalán is.