A beszállítók értékelése nem könnyű folyamat. Sok különböző technika és formula használható, ezek kiválasztása, és a szempontok súlyozása az üzlet jellegétől függ. Ahhoz hogy megfelelő win-win kapcsolatot tudjunk kialakítani a beszállítóinkkal, alvállalkozóinkkal az elsődleges feladat az értékrendszer felállítása kell, hogy legyen. Ezek a szempontok érvényesülnek egy új, potenciális beszállító és egy már régóta működő beszállítói kapcsolat értékelése esetén is.

1. Kritériumrendszer felállítása
Hogy melyik kategóriába soroljuk partnereinket az természetesen az üzlet és a cég típusától, a terméktől, az együttműködés gyakoriságától és típusától is függ. Készíthetünk kérdőíveket, amelyben az alkalmazottak kérdezzük a beszállítókkal kapcsolatos tapasztalatokról, folyamatosan monitorozhatjuk beszállítóinkat auditok keretében is. Természetesen a cég saját folyamatai és igényei határozzák meg elsődlegesen az alkalmazandó kritériumokat. Nézzünk meg ezek közül néhányat:

Kompetencia - Végezzünk alapos értékelést a beszállító készségeire vonatkozóan, a vállalat szükségleteinek tükrében. Más - releváns tapasztalattal rendelkező - ügyfelek véleményét is érdemes figyelembe venni.

Kapacitás - Egy beszállítónak mindenképp rendelkeznie kell akkora kapacitással, ami fedi a saját igényeinket, meg kell tudnunk, hogy megvan-e minden erőforrása, melyek a saját céljaink eléréséhez szükségesek.

Elkötelezettség - A hosszú távú együttműködéshez mindenképp meg kell bizonyosodnunk, hogy elkötelezettek-e az értékes partnerkapcsolat kialakítására: van-e például ISO 9001 szabvány szerinti rendszerük?

Ellenőrzés - Meg kell határozni a minőségi kritériumokat, előírni a vállalások megvalósítására vonatkozó belső ellenőrzések szabályait, amelyek garantálják, hogy a lehető legkifogástalanabb legyen az, amit nyújtanak.

Anyagi háttér - Muszáj, hogy leendő beszállítónk stabil anyagi háttérrel rendelkezzen, és vegyük figyelembe azt is, hogy tudja-e bizonyítani folyamatos pénzügyi stabilitását.

Költségek - Nézzük meg, mennyiért dolgozik, hasonlítsuk össze áraikat más, hasonló jelöltekkel. Nagyon fontos az ár-érték arány figyelembe vétele!

Folyamatosság - Bizonyosodjunk meg arról, hogyan tudja leendő partnerünk garantálni a folyamatos magas színvonalú szolgáltatást, ha egy kulcsszemély kiesik a képletből, a megszokott színvonal fennmarad-e?

Céges kultúra - Mennyire fontos az adott cég működésében a minőség fogalma? Mennyire tartják magukat a határidőkhöz? Vegyük figyelembe ezeket a szempontokat is!

Tisztaság, átláthatóság - Nagyon fontos, hogy leendő partnerünk jogilag tiszta legyen, erről meg kell győződnünk, így nem érhet kellemetlen meglepetés a közös munka során.

Kommunikáció - Szintén súlyozottan szerepelhet kritériumaink kiértékelésében leendő beszállítónk kommunikációja, és reakcióinak gyorsasága, hatékonysága, stílusa.

2. Információk begyűjtése, adatok kezelése
A kritériumrendszer kialakítása és megfogalmazása után, minden - ezeket alátámasztó - információt meg kell szereznünk, és rögzítenünk azokat írásban is, hogy az adatok bármikor visszakereshetőek legyenek. Ha egyszer felállítottuk az értékelési kritériumainkat, el kell döntenünk, hogy ki lesz a vállalatban felelős az adatok vizsgálatáért. Megbízhatjuk például a pénzügyi vezetőt vagy valakit a pénzügyi osztályról, hogy a beszerzés, operatív, vagy a mérnöki osztály képviselőjével karöltve végezzék el ezt a feladatot.

3. Megfelelőség vizsgálata
A potenciális és a már meglévő beszállítók megfelelőségének vizsgálata auditok által is történhet. Ha célunk a szerződéskötés lehetőségének feltárására, esetleg több potenciális szállító összehasonlítása a szerződés megkötése előtt, akkor szerződéskötés előtti auditot végezzünk. Ha meg akarjuk állapítani, hogy a cég által előírt menedzsmentrendszert milyen mértékben vezették be, hogyan, és milyen hatásosan alkalmazzák, szerződéshez kapcsolódó auditot tarthatunk. Szerződéskötés utáni audit célja pedig lehet a szerződéshez kapcsolódó felülvizsgálat során tapasztaltak ismételt ellenőrzése, kiegészítése.

Általános tapasztalat, hogy a hosszabb ideje a piacon működő megbízhatóak, hiszen ők nagy valószínűséggel minőségi termékeket, szolgáltatásokat kínálnak; biztos vevőkörük és elegendő megrendelésük van.

4. Tartsuk fenn a jó kapcsolatokat
Az elfogadott beszállító megfelelőségét folyamatosan vizsgálni kell a teljesítések alkalmával, periodikusan, valamint a szerződések meghosszabbításakor. Ha nem vagyunk elégedettek, felfüggeszthetjük a velük való közreműködést, de stratégiai szempontból mégis jobb megtartani őket, figyelmeztetni, lehetőséget adni nekik, hogy kijavítsák a problémát. Ha viszont elégedettek vagyunk velük, mutassuk ki, adjunk nekik még több megbízást. A sikeres vállalatok megbecsülik beszállítóikat, az üzlet értékét növelő partnerként kezelik őket! Gyakran és nyitott módon kommunikáljunk velük, és bár a technológia nagyszerű dolog, ne tekintsünk el a személyes kapcsolattartás előnyeitől, amelyet egy telefonbeszélgetés, vagy face-to-face tárgyalás nyújthat.
Kerüljük el a konfliktusokat, legyünk egyenesek és átláthatóak, biztosítsuk, hogy értik az igényeinket és elvárásainkat.

Ha alapos munkát végzünk, megtalálhatjuk azokat a partnereket, akik a lehető legnagyobb mértékben alkalmasak a közös és gyümölcsöző munkára, egy jól megválasztott beszállító pedig nagymértékben hozzájárul üzletünk sikerességéhez, növeli és elősegíti az ügyfeleink elégedettségét.
Ha kölcsönösen jövedelmező partneri kapcsolatról beszélhetünk beszállítóinkkal kapcsolatban, annak pozitív hatásait érezhetjük bevételeinken, a tárgyalási pozíciónkon és a nyújtott szolgáltatás minőségén is.