Sok oka lehet annak, ha egy vállalkozás úgy dönt, hogy bizonyos üzleti funkcióit kiszervezi. Az okok hátterében szinte mindig ugyanaz a cél áll: időt és/vagy pénzt megtakarítani. A kiszervezett folyamatokra mindig nagy hangsúlyt kell fordítani, különösen, ha az befolyásolja a termékünk vagy szolgáltatásunk minőségét, például gyártás, logisztika vagy telefonos ügyfélszolgálat. Ha cége kellő figyelmet fordít a külső partnerek tevékenységére, akkor kisebb az esélye a minőségi eltérések, vagy az indokolatlan, plusz költségek előfordulásának is. 

 

Számos esetben nem egyértelmű, hogy pontosan milyen feladatokat is végez az alvállalkozó, milyen ellenőrzéseket iktat be, hogyan kezeli a rendelkezésre bocsátott üzleti információkat vagy ügyféladatokat. Pedig, ha kiszervezni azt a tevékenységet lehet, amit alapvetően mi magunk is menedzselni tudunk, akkor a termék, vagy a szolgáltatás minőségét, az üzletmenet folytonosságát és a megbízható működést szem előtt tartva, úgy tudja saját irányítása alatt tartani a külső partnerek munkáját, ha meghatározza a minőségi kritériumokat is, és előírja, hogy azokat milyen szabályok és ellenőrzések mentén kell megvalósítani.

Alapvető elvárás, hogy az adott tevékenység (például egy rendszergazda szolgáltatás, termékfejlesztés, vagy értékesítés) megfeleljen a vonatkozó jogi, szakmai és egyéb követelményeknek és saját elvárásainknak is.  Az együttműködési szerződés központi része ennek, hiszen meghatározza a feladatokat és felelősségeket is, ami az esetleges jogi viták rendezéséhez elengedhetetlen, ugyanakkor látni kell, hogy ez önmagában nem garantálja a hibák és az esetleges ügyfélpanaszok kialakulásának megelőzését. Tehát szükség van arra, hogy az elvárt működést, az egyes munkafázisokat szabályozott keretek közé állítsuk, és szükség van arra is, hogy a kiszervezett tevékenységek ennek megfelelően, egyértelműen igazolhatók legyenek. Annak érdekében, hogy cége a folyamatok kiszervezésével is képes legyen biztosítani a változatlan minőségű szolgáltatást vagy termékeket, következetesnek kell lennie a végrehajtást kísérő ellenőrizések során is, hiszen az alvállalkozói tevékenységek felülvizsgálatakor ugyanolyan ellenőrzéseket szükséges alkalmazni, mint amilyeneket a "saját", tehát a nem kiszervezett folyamatok esetén alkalmazna. A kontroll minőségének és mennyiségének arányban kell állnia azokkal a kockázatokkal, amelyeket a kiszervezés magában hordozhat.

Az alvállalkozónak tudnia kell bizonyítania, hogy az előírásokat betartja, és a szükséges ellenőrzéseket elvégzi a munka során. Gondolni kell azonban, azokra az esetekre is, ahol a teljesítést, a kiszervezett folyamat kimenetét, csak utólagos ellenőrzéssel vagy méréssel lehet igazolni. Ha cége úgy dönt, hogy a nem profiljába vágó vagy alacsonyabb költségekkel is megvalósítható tevékenységeket a jövőben nem önmaga végzi, hanem megbíz vele egy partnercéget, akkor fontos szem előtt tartani, hogy az Ön cége a kiszervezett munka minőségéért is felelősséggel tartozik az ügyféllel szemben.

Az adott feladat kiszervezésének ténye nem mentesíti cégét az alól a felelőssége alól, hogy a legyártatott termék vagy kiszervezett szolgáltatás milyen hatással lesz a megrendelőre vagy a vásárlóra. A munkafolyamat előírásával és a partnercég teljesítményének ellenőrzésével, meg tudja tartani azt a vezetői rálátását, amelynek segítségével elkerülheti a minőségi problémákat, a feleslegesen felmerülő rejtett költségeket, biztosíthatja a személyes vagy üzleti adatok körültekintő kezelését, és kellő bizonyító erejű információval rendelkezhet egy esetleges peres eljárás alkalmával.

A cikk megjelent a Piac&Profit oldalán is.

Írta: Kohl Zsuzsanna, ügyvezető

FrameWork Hungary Kft.